Faktury ustrukturyzowane – wystawisz i odbierzesz je za pomocą KSeF

Jeśli szukasz szczegółowych informacji dotyczących faktury ustrukturyzowanej, kliknij tutaj.

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych miało pierwotnie funkcjonować już w 4 kwartale 2021 r., lecz finalnie biznesmenom na udostępnienie Krajowego Systemu e-Faktur przyszło poczekać do 2022 r. Projekt wystartował w dniu 1 stycznia 2022 r. Po 12 miesiącach okresu przejściowego, w którym używanie KSeF jest fakultatywne, zaczynając od stycznia 2023 r. będzie to koniecznością dla wszystkich czynnych podatników VAT, jak i dla właścicieli firm zwolnionych z podatku od towarów i usług.

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Faktury ustrukturyzowane to nic innego jak dokumenty elektroniczne, które posiadają ściśle ustaloną strukturę danych zapisanych z użyciem języka znaczników XML. Ten sposób kodowania generalnie mało co mówi człowiekowi, który nie umie go rozszyfrować, natomiast dla dostosowanej aplikacji do rozliczania oraz wystawiania faktur ten dokument jest całkowicie klarowny. Za sprawą tego, iż faktury otrzymują jednolitą strukturę obojętnie które programy księgowe wykorzystują kontrahenci transakcji, dane będące składnikami faktury ustrukturyzowanej pozostaną rozszyfrowane w ten sam sposób. Jest to znaczący krok do przodu szczególnie dla biur rachunkowych, które do tej pory raz za razem mają do czynienia z przypadkami nieprawidłowego odczytywania w oprogramowaniu księgowym informacji z faktur przesyłanych przez klientów w postaci pliku PDF bądź zdjęcia faktury papierowej. Faktura ustrukturyzowana kompletnie eliminuje możliwość pomyłki przy wprowadzaniu danych z faktury przez księgowego, a także nieprawidłowego ich odczytania przez technologię OCR.

Krajowy System e-Faktur – osoby prowadzące działalność gospodarczą wiele na tym zyskają

Wszyscy właściciele firm stycznia 2021 r. mogą odebrać oraz wystawić fakturę ustrukturyzowaną wykorzystując Krajowy System e-Faktur udostępniony przez Ministerstwo Finansów. Dzięki KSeF właściciele przedsiębiorstw m.in. nie muszą przekazywać pliku JPK_FA, szybciej odbiorą zwrot podatku VAT i zyskują większe bezpieczeństwo rozliczeń, ponieważ mogą być pewni, iż nie zapodzieją gdzieś faktury (KSeF zachowuje dane o nich przez dekadę). Natomiast Ministerstwo Finansów ma w ręku instrument, który pozwala na dokładniejszą kontrolę systemu podatkowego, a zatem w większym stopniu przeciwdziała nieprawidłowościom w sferze podatku akcyzowego, dochodowego oraz VAT. Co istotne, nieodzowność stosowania KSeF nie równa się zakazowi używania zewnętrznego oprogramowania do księgowania, jednakże trzeba dokonać jego integracji z Krajowym Systemem e-Faktur.